Od 1. augusta 2016 budú v zmysle zákona č. 305/2013 Z. z. o e-Governmente všetky elektronické schránky právnických osôb zriadené na portáli www.slovensko.sk automaticky aktivované na doručovanie. Aktivácia elektronickej schránky je úkon, ktorý umožní jej využívanie na elektronické doručovanie od orgánov verejnej moci. Celý proces aktivácie elektronických schránok právnických osôb bude prebiehať postupne, v rámci prechodného obdobia, ktoré sa končí 1. 1. 2017. Povinná aktivácia elektronických schránok sa týka právnických osôb a zapísaných organizačných zložiek. Pre fyzické osoby a fyzické osoby podnikateľov je aktivácia elektronickej schránky dobrovoľná.
Elektronické schránky zriaďuje štát bezplatne na portali www.slovensko.sk. Zriaďovateľ (Úrad vlády Slovenskej republiky) automaticky zriadi elektronickú schránku každej právnickej osobe, ktorá je zapísaná v obchodnom registri, registri združení, či v inej úradnej evidencii. Dokonca aj novovzniknuté právnické osoby nebudú musieť túto skutočnosť nikde nahlasovať a automaticky im bude pridelená elektronická schránka.
Úrady budú podnikateľom zasielať do elektronických schránok rôzne oznámenia, výzvy, upozornenia, rozhodnutia a mnohé ďalšie dokumenty napríklad zo Sociálnej poisťovne, súdu, Úradu práce a iných inštitúcií a orgánov verejnej moci. Obsahovo to budú rovnaké dokumenty, aké sa v súčasnosti zasielajú v listinnej podobe poštou a schránka bude mať podobu oficiálnej e-mailovej schránky. Podnikatelia môžu elektronickú schránku využívať na komunikáciu s orgánmi verejnej moci, môžu prostredníctvom nej podávať žiadosti, ohlásiť živnosť, získať výpis obchodného registra, založiť obchodnú spoločnosť a využívať ďalšie elektronické služby.
Ak sa spoločnosť prvýkrát prihlási do svojej elektronickej schránky počas prechodného obdobia, to je v čase od 1. augusta 2016 do 31. decembra 2016, elektronická schránka sa aktivuje a úrady budú môcť tejto spoločnosti doručovať dokumenty aj elektronicky. Od 1. januára 2017 budú všetky elektronické schránky automaticky aktivované a úrady budú môcť všetkým firmám zasielať úradné dokumenty aj do ich elektronických schránok. Táto forma doručenia bude rovnocenná s tou písomnou. Elektronická schránka bude spoločnosti zrušená iba jej zánikom a výmazom z obchodného registra.
Na prístup do elektronickej schránky pre právnickú osobu je oprávnený štatutárny orgán právnickej osoby alebo člen jej štatutárneho orgánu. Týmto osobám sa po prihlásení na stránku Ústredného portálu verejnej správy zobrazí možnosť využívať ho ako fyzická osoba – občan alebo v mene právnickej osoby. Vstup do elektronickej schránky je možný iba s elektronickým občianskym preukazom. Elektronický občiansky preukaz obsahuje elektronický čip a osobný bezpečnostný kód (BOK). Konatelia by mali teda čo najskôr požiadať o vydanie elektronického občianskeho preukazu na oddelení dokladov Okresného riaditeľstva polície. K občianskemu preukazu je nevyhnutné zabezpečiť čítačku kariet, stiahnuť si bezplatnú aplikáciu eID klient a ovládače na čítačku. Pre konateľov je vhodné, na účely podpisovania elektronických dokumentov, si s elektronickým občianskym preukazom zriadiť bezplatne aj zaručený elektronický podpis.
Prístup do elektronickej schránky právnickej osoby má automaticky jej štatutár. Ten môže udeliť oprávnenie na prístup aj ďalším osobám. Ak je štatutárny zástupca právnickej osoby zahraničná osoba, na úplný prístup k elektronickej schránke právnickej osoby musí udeliť oprávnenie fyzickej osobe (občanovi SR, ktorý má občiansky preukaz s elektronickým čipom).
Elektronická úradná správa sa bude považovať za doručenú aj v prípade, ak si ju spoločnosť neprečíta. Práve z dôvodu, aby sa firmy vyhli prípadným problémom v dôsledku neprečítania elektronických úradných dokumentov, štatutárny orgán alebo člen štatutárneho orgánu si môže nastaviť e-mailové notifikácie o prijatých správach do elektronickej schránky. Vykoná to priamo v nastaveniach elektronickej schránky a notifikácie mu budú zasielané na určenú e-mailovú adresu, ktorú pravidelne kontroluje.
V prípade záujmu Vám radi poskytneme služby v oblasti elektronickej schránky právnickej osoby, pričom na základe Vami udeleného poverenia budeme schránku monitorovať a informovať Vás pravidelne o jej obsahu, prípadne zabezpečíme ďalšie súvisiace kroky a služby.
