Vážení klienti,
v týchto podmienkach ochrany súkromia Vám chceme poskytnúť komplexné informácie o Vašich právach a podmienkach spracúvania Vašich osobných údajov prostredníctvom našej spoločnosti v súlade s článkom 13 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „GDPR“) a v súlade s §19 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov (ďalej len „Zákon OOÚ“). Zároveň by sme Vás chceli ubezpečiť, že ochrana Vašich osobných údajov je pre nás dôležitá a za týmto účelom máme zavedené bezpečnostné opatrenia v súlade s GDPR.
| IDENTIFIKAČNÉ A KONTAKTNÉ ÚDAJE PREVÁDZKOVATEĽA A ZODPOVEDNEJ OSOBY | |
| Obchodné meno: | Moore BDR s. r. o. |
| Sídlo: | Cesta k nemocnici 1B, 974 01 Banská Bystrica, Slovenská republika |
| Poštová adresa: | Kyjevské námestie 6, 974 04 Banská Bystrica, Slovenská republika |
| IČO: | 00 614 556 |
| Kontakt: | E-mail: office@moore-slovakia.sk; Tel.: +421 48 470 0046 |
| Zodpovedná osoba: | V prípade otázok, ktoré sa týkajú osobných údajov neváhajte kontaktovať zodpovednú osobu na nižšie uvedených kontaktných údajoch: JUDr. Eva Holdošová; Tel: +421 915 206 025; eva@holdosova.com; Adresa: Advokátska kancelária Eva Holdošová s. r. o., Dolná 6A, 974 01 Banská Bystrica, Slovenská republika. |
PREČO SPRACÚVAME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE, NA AKOM PRÁVNOM ZÁKLADE A AKO DLHO UCHOVÁVAME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE ?
Osobné údaje spracúvame pre rôzne účely, na základe viacerých právnych základoch, podľa toho akú službu pre Vás poskytujeme. Rovnako aj doba uchovávania osobných údajov je rôzna podľa účelu ich spracúvania.
| ÚČEL SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV | PRÁVNY ZÁKLAD
| DOBA UCHOVÁVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV
| |
| 1. | V prípade, že nás budete kontaktovať prostredníctvom nášho online kontaktného formulára, účelom spracúvania Vašich osobných údajov je odpovedať Vám na Vašu žiadosť / správu. | § Súhlas dotknutej osoby so spracúvaním osobných údajov, podľa čl. 6 ods.1 písm. a) GDPR. | § Do vybavenia Vašej žiadosti, obvykle 15 dní. |
| 2. | V prípade, že budeme spolu komunikovať prostredníctvom mailovej alebo telefonickej komunikácie, využívajúc údaje uvedené na Vami poskytnutých vizitkách alebo oficiálne zverejnené firemné kontaktné údaje, účelom spracúvania Vašich osobných údajov je pracovná komunikácia s existujúcimi alebo potencionálnymi zákazníkmi. | § Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby, podľa čl. 6 ods.1 písm. b) GDPR. § Podľa § 78 ods. 3 Zákona OOÚ. § Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa, konkrétne ide o komunikáciu s existujúcimi zákazníkmi, podľa čl. 6 ods.1 písm. f) GDPR. | § Po dobu trvania záujmu o pracovnú komunikáciu s existujúcimi alebo potencionálnymi zákazníkmi. |
| 3. | V prípade, že Vás naše služby zaujali a vyžiadali ste si od nás cenovú ponuku alebo bližšie informácie, účelom spracúvania osobných údajov je vypracovanie cenovej ponuky na základe dopytu klienta, vrátane poskytnutia bližších informácií. | § Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby, podľa čl. 6 ods.1 písm. b) GDPR. | § Jeden rok, ak je cenová ponuka neakceptovaná. § Ak je cenová ponuka akceptovaná – 5 rokov od skončenia realizácie danej zmluvy (ak nie je súčasťou inej zákonnej dokumentácie, ktorá má dlhšiu dobu uchovávania). |
| 4. | V prípade uzatvorenia zmluvy o poskytnutí dohodnutých služieb ako napríklad audit účtovníctva, služby mzdovej agendy, účtovníctva, podnikového a finančného poradenstva, alebo inej služby, prípadne sme o jej uzavretí rokovali, účelom spracúvania osobných údajov je plnenie tejto zmluvy v súlade s príslušnými právnymi predpismi, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením tejto zmluvy.
| § Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na splnenie zákonných povinností prevádzkovateľa podľa osobitných právnych predpisov. Ide najmä o práve predpisy týkajúce sa auditu, mzdovej agendy, účtovníctva, podnikového a finančného poradenstva alebo ochrany pred legalizáciou príjmov podľa čl. 6 ods.1 písm. c) GDPR. § Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby, podľa čl. 6 ods.1 písm. b) GDPR. § Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa, konkrétne na uplatňovanie alebo bránenie nárokov predávajúceho súdnou cestou, podľa čl. 6 ods.1 písm. f) GDPR. | § Audítorská dokumentácia je uchovávaná do uplynutia retenčnej lehoty, ktorá je 10 rokov. § Zákonná doba archivácie účtovných dokladov je 10 rokov po roku, ktorého sa daný účtovný doklad týka. § V prípade mzdovej agendy sú stanovené viaceré doby podľa druhu daného dokumentu napr. osobné spisy zamestnancov sa uchovávajú 70 rokov od narodenia zamestnanca. § Osobné údaje spracúvané v rámci zabezpečovania odborných poradenských a konzultačných služieb počas stanovenej doby, ktorá je 3 roky. § Ostatné doby uchovávania osobných údajov sú uvedené v registratúrnom pláne prevádzkovateľa a v prípade Vášho záujmu Vám na základe Vašej žiadosti poskytneme bližšie informácie. |
| 5. | V prípade Vášho záujmu o odber noviniek (Newsletter), účelom spracúvania osobných údajov je informovať Vás o novinkách z oblasti daní a účtovníctva, o aktuálnych legislatívnych zmenách týkajúcich sa Vašich podnikateľských a pracovných aktivít. | § Súhlas dotknutej osoby so spracúvaním osobných údajov, podľa čl. 6 ods.1 písm. a) GDPR. | § Po dobu trvania Vášho záujmu o odber noviniek, resp. do odvolania Vášho súhlasu.
|
| 6. | Ostatná marketingová komunikácia | § V prípade marketingovej komunikácie bez predchádzajúceho vzťahu s dotknutou osobou – súhlas dotknutej osoby so spracúvaním osobných údajov, podľa čl. 6 ods.1 písm. a) GDPR alebo § V prípade marketingovej komunikácie s existujúcimi klientami – spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov prevádzkovateľa, ktorým je marketingová komunikácia s existujúcimi klientami, podľa čl. 6 ods.1 písm. f) GDPR. | § Po dobu trvania Vášho záujmu o marketingovú komunikáciu, resp. do odvolania Vášho súhlasu.
|
| 7. | Zverejňovanie komentárov, hodnotení alebo príspevkov na webovom sídle a/alebo na sociálnych sieťach prevádzkovateľa na propagačné účely. | § Súhlas dotknutej osoby so spracúvaním osobných údajov, podľa čl. 6 ods.1 písm. a) GDPR alebo plnenie zmluvy (zásady-podmienky služieb sociálnych sieti), ktorej ste ako používateľ sociálnych sietí zmluvnou stranou, podľa čl. 6 ods.1 písm. b) GDPR. | § Obvykle po dobu 12 mesiacov. |
| 8. | Vaše osobné údaje môžeme tiež spracúvať z rôznych technických alebo administratívnych a prevádzkových dôvodov s cieľom zlepšiť naše webové sídlo a jeho funkčnosť, pre riešenie problémov, analýzu dát a štatistické účely. | § Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa, najmä záujem o technickú administratívnu a optimalizáciu webového sídla prevádzkovateľa, podľa čl. 6 ods.1 písm. f) GDPR. | § Obvykle po dobu 3 mesiacov. |
| 9. | Archívne účely | § Článok 89 GDPR, §78 ods. 8 Zákona OOÚ (ako zlučiteľný účel) podľa zákona o archívoch a registratúrach. | § V súlade s registratúrnym plánom/poriadkom prevádzkovateľa. |
AKÉ OSOBNÉ ÚDAJE O VÁS SPRACÚVAME ?
Vo vzťahu k Vám ako dotknutej osobe spracúvame prevažne tzv. bežné osobné údaje. Ide najmä o údaje uvedené na účtovných dokladoch, údaje uvedené vo výpise z Obchodného registra, údaje uvedené v rámci korporatívnych dokumentov, kontaktné údaje, ako aj údaje, ktoré ste poskytli v súvislosti s poskytovaním konkrétnej služby. Konkrétne ide napríklad o: titul, meno, priezvisko, funkcia/pracovná pozícia, adresa bydliska, e-mail, telefónne číslo, rodné číslo, podpis. V prípade určitých pracovných pozícii/funkcii, (avšak len ak to vyžaduje osobitný právny predpis) sa môžu spracúvať aj tzv. citlivé osobné údaje o bezúhonnosti.
KOMU MÔŽU BYŤ POSKYTNUTÉ ALEBO SPRÍSTUPNENÉ VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE ?
Vaše osobné údaje môžu byť poskytnuté alebo sprístupnené nasledujúcim kategóriám príjemcov.
| – Medzinárodná sieť Moore Stephens International za účelom kontroly dodržiavania stanovených postupov (na základe súhlasu klienta, kontrola sa uskutočňuje na území sídla prevádzkovateľa, formou nahliadnutia do dokumentácie). – Konsolidujúci audítor za účelom vykonania konsolidovanej účtovnej závierky (na základe súhlasu klienta, len k nahliadnutiu). – Nastupujúcemu štatutárnemu audítorovi alebo audítorskej spoločnosti (na základe súhlasu klienta, len k nahliadnutiu). – Externá firma poskytujúca pre nás právne služby, tlmočnícke služby, prípadne iné odborné služby. – Poskytovateľ hostingu za účelom uchovávania a zálohovania elektronických údajov. – Poskytovateľ služieb IT servisu/údržby/technickej a administratívnej podpory. – Externí analytici a poskytovatelia vyhľadávacích nástrojov, ktorí nám pomáhajú pri zlepšovaní a optimalizácii nášho webového sídla. |
| Orgán verejnej moci, ktorý spracúva osobné údaje na základe osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je SR viazaná | – Slovenská informačná služba na účely boja proti organizovanej trestnej činnosti a terorizmu, – Finančná spravodajská jednotka za účelom ohlasovania neobvyklej obchodnej operácie a za účelom plnenia príslušných zákonných povinností, – Súdy a orgány činné v trestnom konaní (napr. v prípade súdneho konania, priestupku/trestného činu), – Rôzne zákonné registre, ako napr. Zbierka listín obchodného registra za účelom povinného uloženia dokumentov, – Daňový úrad za účelom plnenia príslušných zákonných povinností, – Rôzne orgány štátnej správy a územnej samosprávy v prípade zákonnej povinnosti poskytovať im súčinnosť, – Štátne a iné kontrolné orgány alebo úrady k nahliadnutiu za účelom kontroly, napr. Úrad pre dohľad nad výkonom auditu, Slovenská komora audítorov. |
PRENÁŠAME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE DO TRETÍCH KRAJÍN ALEBO DO MEDZINÁRODNEJ ORGANIZÁCIE?
Prenos osobných údajov do tretej krajiny mimo krajín EÚ a EHP alebo medzinárodnej organizácii nie je. V ojedinelých prípadoch (kedy poskytneme dotknutým osobám osobitné doplňujúce poučenie o spracúvaní osobných údajov) sa prenos osobných údajov uskutoční len na základe poskytnutých primeraných záruk ochrany osobných údajov, predovšetkým prostredníctvom štandardných doložiek o ochrane údajov, ktoré prijala Európska komisia.
AKÉ MÁTE PRÁVA AKO DOTKNUTÁ OSOBA ?
V súlade s čl.13 – 21 GDPR (§ 19-27 zákona o ochrane osobných údajov) máte ako dotknutá osoba nasledujúce práva:
- právo požadovať od prevádzkovateľa prístup k osobným údajom týkajúcich sa Vašej osoby a potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú (čl.15 GDPR),
Máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o Vás máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako Vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov Vám budú Vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú Vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.
- právo na opravu Vašich nesprávnych alebo neúplných osobných údajov (čl.16 GDPR),
Prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o Vás máme k dispozícii. Ak si myslíte, že údaje, ktorými disponujeme sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie opravili, aktualizovali alebo doplnili.
- právo na vymazanie (na zabudnutie) Vašich osobných údajov, ak účel ich spracúvania skončil alebo je splnená niektorá z podmienok čl.17 GDPR,
Máte právo nás požiadať o vymazanie Vašich osobných údajov, napríklad, ak osobné údaje, ktoré sme o Vás získali už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracúvania. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.
- právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov, ak ide o prípady podľa čl.18 GDPR,
Za určitých okolností ste oprávnený nás požiadať, aby sme prestali používať Vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o Vás máme môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už Vaše osobné údaje nepotrebujeme využívať.
- právo na prenosnosť osobných údajov podľa čl.20 GDPR,
Za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu podľa Vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od Vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán.
- právo namietať spracúvanie osobných údajov, ak ide o prípady podľa čl.21 GDPR,
Máte právo namietať voči spracúvaniu údajov, ktoré je založené na našich legitímnych oprávnených záujmoch. V prípade, ak nemáme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie a Vy podáte námietku, nebudeme Vaše osobné údaje ďalej spracúvať.
- právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov – ak sa domnievate, že Vaše osobné údaje spracúvame nespravodlivo alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť dozornému orgánu Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Tel.: +421 /2/ 3231 3214; mail: statny.dozor@pdp.gov.sk, viac informácií nájdete na dataprotection.gov.sk
- odvolať súhlas – len v prípadoch, kedy Vaše osobné údaje spracúvame na základe Vášho súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Súhlas môžete odvolať u prevádzkovateľa alebo u zodpovednej osoby na kontaktných údajoch uvedených v záhlaví tohto dokumentu. Odvolanie súhlasu však nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov, ktoré sme na jeho základe o Vás spracúvali.
Svoje práva môžete uplatniť písomne na kontaktných údajoch zodpovednej osoby alebo na kontaktných údajoch prevádzkovateľa, ktoré sú uvedené v záhlaví tohto dokumentu. V prípade otázok nás neváhajte kontaktovať na ktoromkoľvek z uvedených kontaktných údajov. V snahe poskytnúť Vám súčinnosť pri uplatňovaní Vašich práv, Vám ponúkame tiež možnosť použiť Formulár pre uplatnenie práv dotknutej osoby, ktorý sa nachádza na konci tohto dokumentu.
Na Vašu žiadosť týkajúcu sa spracúvania osobných údajov budeme odpovedať bez zbytočného odkladu do jedného mesiaca od jej doručenia. V osobitných prípadoch môže byť lehota predĺžená o ďalšie dva mesiace, o dôvodoch predĺženia lehoty Vás budeme informovať do jedného mesiaca od prijatia žiadosti. Pri vybavovaní Vašej žiadosti sme povinní overiť si Vašu totožnosť. O postupe overenia Vašej totožnosti Vás budeme informovať pri reakcii na Vašu žiadosť. Informácie sa poskytujú bezplatne. Ak by však Vaše žiadosti boli neprimerané alebo často sa opakujúce, môžeme požadovať primeraný administratívny poplatok za ich vybavenie.
POUČENIE O PRÁVE KEDYKOĽVEK ODVOLAŤ SVOJ SÚHLAS
Vo všetkých prípadoch, kde je právnym základom spracúvania osobných údajov súhlas dotknutej osoby, máte právo svoj súhlas so spracovaním osobných údajov kedykoľvek odvolať, a to zaslaním písomnej žiadosti na adresu sídla alebo na emailovú adresu prevádzkovateľa uvedenú v záhlaví tohto dokumentu. Odvolanie súhlasu však nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založenom na súhlase pred jeho odvolaním.
POUČENIE O PRÁVE NAMIETAŤ SPRACÚVANIE ÚDAJOV NA ÚČEL PRIAMEHO MARKETINGU
Máte právo namietať spracúvanie osobných údajov, ktoré sa Vás týkajú, na účel priameho marketingu v rozsahu, v akom súvisí s priamym marketingom. Ak dotknutá osoba namieta spracúvanie osobných údajov na účel priameho marketingu, prevádzkovateľ ďalej osobné údaje na účel priameho marketingu nesmie spracúvať.
JE POSKYTNUTIE VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV DOBROVOĽNÉ ?
Poskytnutie Vašich osobných údajov je dobrovoľné. V prípade zmluvného vzťahu, ide o zmluvnú požiadavku za účelom riadneho poskytnutia objednanej služby. Následkom neposkytnutia Vašich osobných údajov bude, že nebude možné Vám poskytnúť objednanú službu. Iné následky nie sú.
DOCHÁDZA K AUTOMATIZOVANÉMU SPRACÚVANIU OSOBNÝCH ÚDAJOV S PRÁVNYM ÚČINKOM A/ALEBO INÝM PODSTATNÝM VPLYVOM NA VÁS ?
Prevádzkovateľ pri spracúvaní osobných údajov pre daný účel nepoužíva automatizované individuálne rozhodovanie s právnym účinkom a/alebo iným významným dopadom na Vás, ani profilovanie.
AKO ZÍSKAVAME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE, Z AKÉHO ZDROJA ?
Prevádzkovateľ spracúva výlučne len údaje, ktoré mu poskytne alebo sprístupní dotknutá osoba alebo spoločnosť, pre ktorú vykonáva objednanú službu. Prevádzkovateľ nepoužíva osobné údaje pochádzajúce z verejne prístupných zdrojov.
PRI SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV SA ZAVÄZUJEME DODRŽIAVAŤ TIETO ZÁKLADNÉ ZÁSADY
Zásada zákonnosti
Osobné údaje spracúvame len zákonným spôsobom tak, aby nedošlo k porušeniu základných práv dotknutej osoby.
Zásada obmedzenia účelu
Osobné údaje získavame iba na konkrétne určený, výslovne uvedený a oprávnený účel a nesmú sa ďalej spracúvať spôsobom, ktorý nie je zlučiteľný s týmto účelom.
Zásada minimalizácie osobných údajov
Osobné údaje spracúvame v primeranom, relevantnom a obmedzenom rozsahu, ktorý je nevyhnutný vzhľadom na účely, na ktoré sa spracúvajú.
Zásada správnosti
Spracúvame iba správne, úplné a podľa potreby aktualizované osobné údaje vo vzťahu k účelu spracúvania; osobné údaje, ktoré sú nesprávne z hľadiska účelov, na ktoré sa spracúvajú, sa bezodkladne vymažú alebo opravia.
Zásada minimalizácie uchovávania
Osobné údaje uchovávame vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu dotknutých osôb najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú.
Zásada integrity a dôvernosti
Osobné údaje spracúvame spôsobom, ktorý prostredníctvom primeraných technických a organizačných opatrení zaručuje primeranú bezpečnosť osobných údajov vrátane ochrany pred neoprávneným spracúvaním osobných údajov, nezákonným spracúvaním osobných údajov, náhodnou stratou osobných údajov, výmazom osobných údajov alebo poškodením osobných údajov.
Zásada zodpovednosti
Osobné údaje spracúvame v súlade s dobrými mravmi a spôsobom, ktorý neodporuje zákonu. Zodpovedáme za dodržiavanie základných zásad spracúvania osobných údajov, za súlad spracúvania osobných údajov so zásadami spracúvania osobných údajov.
ZMENA PODMIENOK OCHRANY SÚKROMIA
Ochrana osobných údajov pre nás nie je jednorazovou záležitosťou. Informácie, ktoré sme Vám povinní vzhľadom na naše spracúvanie osobných údajov poskytnúť, sa môžu meniť alebo prestať byť aktuálne. Z tohto dôvodu si vyhradzujeme možnosť kedykoľvek tieto podmienky upraviť a zmeniť v akomkoľvek rozsahu. V prípade, že zmeníme tieto podmienky podstatným spôsobom, túto zmenu Vám dáme do pozornosti podľa možností napr. všeobecným oznámením na tejto webovej stránke alebo osobitným oznámením prostredníctvom emailu.