Verschiedene Gesetze (Loi Macron im August 2015 und Loi Travail im August 2016) sowie darauffolgende Rechtsverordnungen haben in den letzten Monaten die im Rahmen der Entsendung von Arbeitnehmern nach Frankreich geltenden Regelungen weitgehend verschärft. Damit sollen u.a. Schwarzarbeit und Dumpinglöhne bekämpft werden.
Der Begriff „Entsendung“ ist dabei sehr breit gefasst und deckt im Prinzip alle Reisen ab, die der Arbeitnehmer eines ausländischen Unternehmens auf Anweisung seines Arbeitgebers nach Frankreich unternimmt. Für all diese Reisen besteht, unabhängig von deren Dauer (ein paar Stunden oder mehrere Monate) sowie von der Funktion des Arbeitnehmers (Hilfsarbeiter oder Ingenieure) eine vorherige Meldepflicht. Ausgeschlossen von dieser Meldepflicht sind jedoch die in Frankreich dauerhaft angestellten Mitarbeiter von ausländischen Firmen, die in Frankreich als ausländische Arbeitgeber angemeldet sind und dort für ihre Arbeitnehmer Sozialabgaben abführen und französisches Recht anwenden.
Besondere Vorschriften gelten für Arbeitgeber aus der Baubranche sowie für Transportunternehmen. Diese werden hier nicht behandelt.
Anwendungsbereich der französischen Entsendungsvorschriften
Als Entsendung gelten die Aufenthalte in Frankreich zur Erbringung einer Dienstleistung, im Rahmen der konzerninternen Mobilität, bei einer Arbeitnehmerüberlassung durch ein Zeitarbeitsunternehmen sowie zur Durchführung betriebsinterner Aufgaben (z.B. Teilnahme an einer Messe, Wahrnehmung von Kundenterminen durch die Außendienstmitarbeiter, Schulungen). Die Gesetzestexte nennen keine konkreten Beispiele, sehen aber auch keine Ausnahmefälle vor.
Die Entsendungsvorschriften betreffen nur Arbeitnehmer, die durch einen Arbeitsvertrag an das ausländische Unternehmen gebunden sind. Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder fallen also nicht in den Anwendungsbereich der Entsendungsvorschriften.
Pflichten des ausländischen Unternehmens
Ernennung eines Repräsentanten in Frankreich
Als Erstes ist in Frankreich ein Repräsentant zu ernennen. Der Repräsentant ist der Ansprechpartner der französischen Behörde (Arbeitsaufsichtsbehörde, Polizei, Finanzamt…). Alle Unterlagen, die im Falle einer Prüfung der Behörde vorzulegen sind, werden bei ihm aufbewahrt und bei Bedarf von ihm an die Behörde ausgehändigt. Er muss zwingend Französisch sprechen und über eine Postanschrift und Emailadresse in Frankreich verfügen. Sein Name und seine Kontaktdaten sind auf der Entsendemeldung aufzuführen. Die Meldung kann ansonsten nicht versendet werden.
Die Ernennung des Repräsentanten bedarf der Schriftform.
Vorherige Meldepflicht
Die Entsendung ist vor deren Beginn zwangsläufig über das elektronische Internetportal SIPSI zu melden. Eine Meldung in Papierform mit den früheren Formularen oder per Email ist nicht mehr zulässig.
Zu melden sind verschiedene Daten zum entsendenden Unternehmen, zum Unternehmen, bei dem sich die entsendeten Mitarbeiter aufhalten werden, sowie zu den Arbeitnehmern.
Ab 01/01/2018 ist für jeden entsendeten Arbeitnehmer eine Gebühr in Höhe von 40€ fällig.
Kontrolle durch die Arbeitsaufsichtsbehörde
Während der Entsendung unterliegen die Arbeitnehmer verschiedenen zwingenden Vorschriften des französischen Arbeitsrechts (darunter: Mindestlohn, Vergütung der Überstunden, Arbeitszeit- und Urlaubsregelung, Streikrecht, Gleichstellung von Mann und Frau, Vorschriften zu den Sicherheitsvorkehrungen am Arbeitsplatz, Unterkunftsbedingungen), so dass die zuständigen Kontrollinstanzen zahlreiche Unterlagen, anhand derer sie die Einhaltung dieser Vorschriften prüfen können, einfordern können. Dazu gehören z.B. die Gehaltsabrechnung, der Nachweis über die tatsächliche Auszahlung des Gehalts, der Arbeitsvertrag, die Stundenaufzeichnungen, der Nachweis über die gesundheitliche Eignung, die Bescheinigung der Krankenkasse über die Weiterführung des Sozialversicherungsschutzes im Ursprungsland (A1-Bescheinigung). Alle Unterlagen sind in französischer Sprache vorzulegen. Zum Unternehmen sind in der Regel ein Handelsregisterauszug sowie Unterlagen zu seinem Gesamtumsatz im Ursprungsland und zum Umsatzanteil in Frankreich vorzulegen
Hohe Strafen bei Nicht-Einhaltung der Entsendungsvorschriften
Die Strafen, die verhängt werden, sind sehr hoch: 2 000 € für jedes Vergehen, das Doppelte bei wiederholtem Vergehen im selben Jahr, jedoch höchstens 500 000 €. Ein Vergehen liegt z.B. vor, wenn kein Repräsentant ernannt wurde, bei fehlender oder verspäteter Entsendemeldung, bei Nicht-Verlängerung einer Entsendemeldung, bei Nicht-Vorlage der angeforderten Unterlagen. Die Strafe gilt pro Arbeitnehmer.
Neben den Strafen wegen der Nicht-Einhaltung der formellen Entsendungsvorschriften kann es weitere Strafen geben, sollte die Arbeitsaufsichtsbehörde feststellen, dass manche zwingenden Vorschriften des französischen Arbeitsrechts, z.B. im Zusammenhang mit dem Mindestlohn oder den Arbeitszeiten nicht beachtet wurden.
Mithaftung des Auftraggebers in Frankreich
Der Auftraggeber in Frankreich ist dazu verpflichtet zu prüfen, dass das ausländische Unternehmen, das für ihn eine Leistung in Frankreich erbringt, einen Repräsentanten ernannt hat, seiner Meldepflicht nachgekommen ist und für jeden der entsendeten Mitarbeiter eine A1-Bescheinigung vorlegen kann. Vor Beginn des Einsatzes seines Dienstleisters hat er nach der Vorlage der entsprechenden Dokumente zu fragen. Sollte er diese nicht erhalten, hat er innerhalb von 48 Stunden nach Beginn der Entsendung eine Ersatzmeldung an die Behörde zu richten (in Papierform bis zum 31.12.2017, über das Internet-Portal SIPSI ab 1.1.2018). Wenn er es nicht getan hat, darf die Behörde im Extremfall die Unterbrechung der Leistung für höchstens einen Monat anordnen. Darüber hinaus werden dieselben Strafen verhängt, die auch für das ausländische Unternehmen gelten (s.o.).
Eine weitere Strafe gibt es für den Auftraggeber, wenn er die A1-Bescheinigungen der zu ihm entsendeten Arbeitnehmer nicht vorlegen kann. Die Strafe beläuft sich auf 3 269 € (Wert für 2017) für jede fehlende Bescheinigung. Von dieser Strafe befreit werden Unternehmen, die nachweisen können, dass sie die Bescheinigung angefordert haben und diese auch innerhalb von 2 Monaten nach der Prüfung nachreichen.
Der Auftraggeber in Frankreich haftet auch für die Zahlung der obengenannten Gebühr von 40 €, wenn das entsendende Unternehmen die Entsendung nicht gemeldet und somit die Gebühr nicht bezahlt hat.
Diese Mithaftung gilt auch gegenüber Subunternehmen, die im Auftrag des Dienstleisters beim Auftraggeber eingesetzt werden.
Schlusswort
Die verschärften Entsendungsvorschriften können weitreichende Folgen haben und die Erfahrung der letzten Monate hat gezeigt, dass die Arbeitsaufsichtsbehörde die Einhaltung dieser Vorschriften sehr streng überwacht. Durch die elektronischen Online-Meldungen werden die Kontrollen erleichtert und die Bearbeitungsgebühr von 40 € soll auch zur Finanzierung dieser Kontrollen beitragen, so dass davon auszugehen ist, dass sich deren Anzahl in den nächsten Monaten stark erhöhen wird. Die finanziellen Folgen für das ausländische Unternehmen sind nicht unerheblich. Hinzu droht die Gefahr eines Imageverlustes bei dem französischen Auftraggeber, der durch seine Mithaftung und wegen der Vergehen seines Dienstleisters oft eine gleichhohe Strafe zu zahlen hat.
Angesichts der Brisanz und der Bedeutung dieses Themas sollte jedes ausländische Unternehmen, das Personal nach Frankreich entsendet, von einem sachkundigen Berater vor Ort begleitet werden. Seit ein paar Monaten bietet unsere Kanzlei ein neues Dienstleistungspaket mit der Erstellung der Entsendemeldungen, der Wahrnehmung der Funktion des Repräsentanten und der Begleitung des ausländischen Unternehmens im Falle einer Prüfung durch die Arbeitsaufsichtsbehörde an. Unser Ziel ist es, die Entsendungen nach Frankreich deutlich zu vereinfachen und abzusichern.
