Seit dem 1. August 2016 werden im Sinne des Gesetzes Nr. 305/2013 GBl. über e-Gouvernement alle elektronischen Accounts juristischer Personen beim Portal www.slovensko.sk automatisch für die Zustellung aktiviert. Die Aktivierung der elektronischen Accounts ist eine Handlung, die deren Nutzung für die elektronische Zustellung von Organen der öffentlichen Macht ermöglicht. Der gesamte Prozess der Aktivierung der elektronischen Accounts juristischer Personen wird schrittweise im Rahmen eines Übergangszeitraums erfolgen, der am 1.1.2017 endet. Die Pflichtaktivierung der elektronischen Accounts betrifft juristische Personen und eingetragene Organisationseinheiten. Für natürliche Personen und natürliche Unternehmer ist die Aktivierung der elektronischen Accounts freiwillig.
Die elektronischen Accounts werden kostenlos vom Staat beim Portal www.slovensko.skeingerichtet. Der Träger (Regierungsamt der Slowakischen Republik) richtet automatisch für jede juristische Person, die im Handelsregister, im Register der Vereinigungen oder in einer anderen amtlichen Evidenz eingetragen ist, einen Account ein. Sogar neu entstehende juristische Personen müssen diese Tatsache nirgendwo melden und ihnen wird automatisch ein elektronischer Account zugeteilt.
Die Ämter werden dem Unternehmer verschiedene Mitteilungen, Aufforderungen, Hinweise, Beschlüsse und viele weitere Dokumente an den elektronischen Account senden, zum Beispiel von der Sozialversicherung, von einem Gericht, vom Amt für Arbeit und von anderen Institutionen und Organen der öffentlichen Macht. Inhaltlich werden dies die gleichen Dokumente sein, die gegenwärtig als Schriftstücke per Post gesendet werden, und der Account wird die Form eines offiziellen E-Mail-Postfachs haben. Die Unternehmer können den elektronischen Account für die Kommunikation mit Organen der öffentlichen Macht nutzen, sie können darüber Anträge einreichen, ein Gewerbe anmelden, einen Auszug aus dem Handelsregister erhalten, eine Handelsgesellschaft gründen und weitere elektronische Dienstleistungen nutzen.
Wenn sich eine Gesellschaft zum ersten Mal während des Übergangszeitraums bei ihrem elektronischen Account anmeldet, und zwar in der Zeit vom 1. August 2016 bis zum 31. Dezember 2016, wird der elektronische Account aktiviert und die Ämter können dieser Gesellschaft Dokumente auch elektronisch zustellen. Ab dem 1. Januar 2017 werden alle elektronischen Account automatisch aktiviert und die Ämter können allen Firmen amtliche Dokumente auch an deren elektronische Accounts senden. Diese Form der Zustellung wird gleichwertig mit der schriftlichen Zustellung sein. Der elektronische Account einer Gesellschaft wird nur bei deren Erlöschen und Streichung aus dem Handelsregister gelöscht.
Zum Zugang zum elektronischen Account einer juristischen Person ist ein satzungsmäßiges Organ der juristischen Person oder ein Mitglied eines satzungsmäßigen Organs berechtigt. Diesen Personen wird nach Anmeldung auf der Seite des Zentralportals der öffentlichen Verwaltung die Möglichkeit angezeigt, den Account als natürliche Person – Bürger oder im Namen der juristischen Person zu nutzen. Der Zugang zum elektronischen Account ist nur mit einem elektronischen Personalausweis möglich. Der elektronische Personalausweis enthält einen elektronischen Chip und einen persönlichen Sicherheitscode (PSC). Geschäftsführer sollten daher so bald wie möglich die Ausstellung eines elektronischen Personalausweises bei der Ausweisabteilung der Bezirkspolizeidirektion beantragen. Neben dem Personalausweis muss auch ein Kartenlesegerät und das Herunterladen der kostenlosen Anwendung eID-Klient sowie der Treiber für das Kartenlesegerät sichergestellt werden. Für Geschäftsführer empfiehlt es sich, für die Zwecke der Unterzeichnung elektronischer Dokumente mit dem elektronischen Personalausweis auch eine kostenlose elektronische Signatur einzurichten.
Den Zugang zum elektronischen Account einer juristischen Person hat automatisch deren satzungsmäßiger Vertreter. Dieser kann auch weiteren Personen Zugangsberechtigungen erteilen.Wenn ein satzungsmäßiger Vertreter einer juristischen Person eine ausländische Person ist, muss einer natürlichen Person (Bürger der SR, der einen Personalausweis mit elektronischem Chip hat) eine Zugangsberechtigung zum elektronischen Account der juristischen Person erteilt werden.
Eine elektronische amtliche Nachricht wird auch dann als zugestellt gelten, wenn sie von der Gesellschaft nicht gelesen wird. Um Probleme infolge des Nichtlesens elektronischer amtlicher Dokumente für die Firmen zu vermeiden, kann das satzungsmäßige Organ oder das Mitglied eines satzungsmäßigen Organs die E-Mail-Notifikation für eingegangene Nachrichten im elektronischen Account einstellen. Dies erfolgt direkt in den Einstellungen des elektronischen Accounts und die Notifikationen werden dann an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet, die regelmäßig kontrolliert wird.
Bei Interesse bieten wir Ihnen gern unsere Dienstleistungen im Bereich elektronischer Account für juristische Personen an, wobei wir auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Beauftragung den Account beobachten und Sie regelmäßig über dessen Inhalt informieren werden, bzw. weitere damit zusammenhängende Schritte und Dienstleistungen sicherstellen.
